le courrier

Quatre dispositions sont couramment utilisées:

• la disposition américaine ou bloc à la marge
• la disposition bloc à la date
• la disposition mixte
• la disposition normalisée

Théorie

 

La lettre comprend 5 parties principales :

  • la date
  • la suscription
  • l'objet
  • la vedette
  • le texte
  • la signature

et trois parties accessoires

  • les références
  • le(s) pièce(s) jointe(s)
  • la date

La date

Bruxelles, le 10 janvier 2004
Bruxelles 2002-01-10
Bruxelles 2002 01 10

Vous pouvez utiliser l'option Word : insertion, date et heure, choisir un format

La suscription

La suscription est l'adresse du destinataire

  • Le prénom précède le nom. Le prénom se dactylographie en minuscules sauf la 1re lettre. Le nom se dactylographie en majuscules
  • Le nom de l'entreprise ou d'une institution se tape en majuscules au-dessus du nom de la personne à qui est adressée la lettre
  • Le numéro est en fin de ligne, suivi s'il y a lieu de "boîte"
  • Les mots "rue, avenue, boulevard, allée…" commencent par une minuscule
  • Le nom de la rue commence par une majuscule
  • La dernière ligne (code postal, localité) se tape en majuscules
  • La suscription ne comporte aucun signe de ponctuation
  • Les éléments de la suscription sont séparés par 1 ou 1½ interligne


Monsieur Albert TUTS
boulevard du Midi 45 boîte 3
1000 BRUXELLES

PALMER FRERES sa 6000 CHARLEROI
Monsieur Jean TOURNAY
avenue d'Auderghem 70
1040 BRUXELLES

ETABLISSEMENTS GODEFROI sa
Madame Denise LARDENAISE
Directrice du service commercial
place Albert 1er 3
6000 CHARLEROI


Adresse pour un pays étranger

  • Elle figure dans la langue du pays de destination
  • Le code postal est précédé de l'indicatif de nationalité et d'un trait d'union
  • Le nom du pays est écrit en majuscules sur une ligne supplémentaire, géné-ralement dans la langue de la région d'où part le courrier

EDUCATIC
Monsieur J. LENOIR
rue Thomas Edison 8
F–33610 CANEJAN
FRANCE

L'objet

• Se dactylographie contre la marge de gauche à 2 ou 3 lignes blanches au-dessus de la vedette
• Seul, l'objet figure contre la marge, il peut être mis en évidence, pas de mot "objet"
• Pas de point à la fin de l'objet
• L'objet est le résumé du contenu de la lettre; il est bref et précis

Ex. Notre offre

La vedette

Madame, Monsieur, Mademoiselle, Monsieur le Directeur…

Le texte

  • Les paragraphes sont séparés par 2 interlignes
  • Le dernier mot des paragraphes ne peut être coupé

La signature

  • Dans toute correspondance, une signature manuscrite est indispensable
  • Sous la signature manuscrite diverses mentions sont dactylographiées :
    le nom et le prénom du signataire, le titre ou la fonction du signataire
  • S'il y a deux signataires, le supérieur hiérarchique signe à droite


Les références

  • Se dactylographient contre la marge de gauche entre la suscription et la vedette
  • Composition : les premières initiales sont celles du prénom et du nom du
    directeur ou responsable de la lettre, les suivantes sont celles du prénom et nom de la (du) secrétaire
  • Les références sont souvent composées par un numéro d'ordre (ex. dossier du destinataire)

N/Réf. est la graphie recommandée de "notre référence"
V/Réf. votre référence


Le(s) pièce(s) jointe(s)

  • Contre la marge de gauche, sous la signature, dans le bas de la feuille à 3 cm du bord de la feuille et précédée(s) d'au moins 2 lignes blanches
  • Elle indique le nombre et le nom des documents joints à la lettre

Pièces jointes : 1 catalogue, 1 fiche d'inscription


Les zones mobiles

  • Leur importance est essentielle dans toutes les dispositions de lettres. Elles permettent d'ajuster le document dans la hauteur disponible
  • En supprimant des lignes blanches, le début d'un texte long peut commencer plus haut et se répartir d'une manière plus équilibrée sur le papier en-tête
  • Pour un texte court, on ajoute des lignes blanches dans les zones mobiles pour descendre le début du texte de la lettre

Les marges

• Marge de gauche : 3,3 cm
• Marge de droite : 1,5 cm

Les dispositions de lettre

Il en existe quatre :

  • la disposition américaine
  • la disposition bloc à la date
  • la disposition mixte
  • la disposition normalisée

C'est en règle générale, l'en-tête du papier à firme qui détermine le choix de la disposition d'une lettre.

Disposition américaine

 

La disposition américaine

  • La grande caractéristique de la disposition américaine est que tous ses éléments se frappent contre la marge de gauche
  • Si l'en-tête est imprimé à gauche, la disposition américaine est à proscrire

Accéder au document "disposition américaine"

Disposition bloc à la date

 

La disposition bloc à la date

  • La date, la suscription (adresse du destinataire) et la signature se dactylographient horizontalement à 9 cm de la marge de gauche (vous pou-vez placer une tabulation gauche dans la règle horizontale de Word)
  • Les autres éléments (références, objet, annexe) se dactylographient contre la marge de gauche
  • Chaque début de paragraphe commence par un retrait de première ligne de
    2 cm
    Les autres lignes se dactylographient contre la marge de gauche
  • Chaque paragraphe est séparé par une ligne blanche

Accéder au document "disposition bloc à la date"

Disposition mixte

 

La disposition mixte

Elle porte bien son nom : elle est une compilation des deux dispositions précédentes.

• La date et la suscription en bloc à la date (9 cm)
• Tous les autres éléments en américaine

Accéder au document "disposition mixte"

Disposition normalisée

 

La disposition normalisée

  • L'Institut Belge de Normalisation a publié des normes relatives à la correspondance commerciale
  • Ces normes s'appliquent, pour la lettre ordinaire, au format A4 (210 x 297 mm)
  • Actuellement, les papiers de firme prévoient un emplacement fixe, réservé à la suscription, qui correspond, la lettre étant correctement pliée, à la fenêtre de l'enveloppe vitrifiée. La dernière ligne de l'adresse comportant le code postal doit se dactylographier à une distance très précise du bord inférieur de l'envoi, en fonction
    du tri automatique du courrier

Accéder au document "disposition normalisée"